Türk Ticaret Kanunu’na göre gerek gerçek kişi gerekse tüzel kişi her tacirin, yine Kanun’da öngörülen ticari defterleri tutma yükümlülüğü bulunmaktadır. Tacirler, ticari defterleri tutmak ve bu defterlere, ticari işlemleriyle borç ve alacak durumunu , ticari işletmesinin ekonomik ve malî durumunu açıkça kaydetmek zorundadır. Tacirlerin sadece ticari defterleri tutma yükümlülüğü değil ayrıca bu defterleri saklama yükümlülüğü de bulunmaktadır. Tacirin defter tutma ve saklama yükümlülüğünü yerine getirmemesinin çeşitli sonuçları ve yaptırımları bulunmaktadır. Bu bültende, tacirin elinde olmayan nedenlerden ticari defterlerini yasal saklama süresi içinde kaybetmesinin sonuçları ve yapılması gerekenler hakkında açıklamalarda bulunduk.
1) TACİRİN TİCARİ DEFTERLERİNİ SAKLAMA YÜKÜMLÜLÜĞÜ
Bir ticari işletmenin borç ve alacaklarının, bunlara ilişkin bilgi ve belgelerin ve işletmenin muhasebesi ile malî durumuyla ilgili bilgilerin işlendiği defterlere ticari defter adı verilmektedir. Ticari defteler ticari hayatta işlem güvenliğini sağlamakta, hem de tacirlerin işletmesiyle ilgili işlerin takibini kolaylaştırmaktadır. Ayrıca ticari defterler ticari uyuşmazlıklar bakımından mahkemelerde delil olarak önemli bir işleve sahiptir. Çünkü ticari defterlerin işletmeyle ilgili faaliyetleri, alacak ve borçları belgeleme özelliği bulunmaktadır. Ticari defteler durum ve şartlara göre, defter sahibinin lehine de aleyhine de delil olarak kullanılabilir. Bu amaçlarla tutulması Kanun’da zorunlu kılınan defter-i kebir, yevmiye defteri, envanter defteri ticari defterlere örnektir. Bunlardan başka, şirketlerce tutulması gereken pay defteri, genel kurul toplantı ve müzakere defteri, yönetim kurulu karar defteri de ticari defterlerdendir.
Tacirler ticari defterlerini belli bir süreyle saklamakla yükümlü kılınmıştır. Buna göre tacirler, ticari defterlerini bilançolarını, düzenlenen ve alınan ticari mektup ve belgeleri ile gönderilen ticari belgelerinin suretlerini son kaydın yapıldığı takvim yılının bitiminden itibaren on yıl süreyle saklamakla yükümlüdür.
2) TİCARİ DEFTERLERİN ZAYİ OLMASI(KAYBOLMASI, YOK OLMASI)
Ticari, defterleri 10 yıl yasal saklamakla yükümlü olan tacirin elinde olmayan nedenlerden bu defterlerin yok olması, kaybolması, tahrip olması gibi durumlarla karşılaşılabilmektedir. Söz konusu durumlar yangın, sel felaketi, su basması, deprem, hırsızlık, terör olayları, kundaklama gibi doğal felaketler ve sosyal nitelikli olaylardan kaynaklanmış olmalıdır. Dikkat edilirse bu olayların gerçekleşmesinde tacirin bir katkısının ya da kusurunun bulunduğundan söz edilemeyecektir. Her biri tacirin öngöremeyeceği ve engelleyemeyeceği türden olaylardır.
3) TİCARİ DEFTERLERİN ZİYAI DAVASI
Ticari defterlerin bir önceki başlıkta ifade edildiği türden olaylar nedeniyle yok olması, kaybolması, tahrip olması veya çalınması hallerinde tacirin görevli ve yetkili mahkemeye başvurarak bir zayi belgesi talep etmesi gerekmektedir. tacirin bu başvuruyu bizzat yapması gerekmekte olup, aksi takdirde defteri tutan muhasebeci, mali müşavir veya şirket avukatı gibi kimselerin açtığı davalar aktif dava şartı yokluğundan reddolunmaktadır. Aşağıdaki Yargıtay kararı bu konunun örneği niteliğindedir;
“Mahkemece tüm dosya kapsamına göre, 6102 sayılı …’nin 82/7. maddesine göre zayi belgesi verilmesine ilişkin davanın tacirler tarafından açılabileceği, davacının mali müşavir olduğu, tacir sıfatına haiz olmadığı, davacının aktif husumet ehliyetinin bulunmadığı, gerekçesiyle usulden reddine karar verilmiştir.”[1]
Söz konusu dava hasımsız yani bir karşı taraf gösterilmeden açılmaktadır. Hukuki nitelik olarak bir çekişmesiz yargı işi olan ziya davaları normal bir dava gibi iki taraf arasında cereyan etmez. Mahkemeden talepte bulunulan bir konuda karar verilmesinden ibaret bir sonuç doğurur.
4) GÖREVLİ VE YETKİLİ MAHKEME
Tacir, bu davayı ticari işletmesinin bulunduğu yerdeki Asliye Ticaret Mahkemesi’nde açmalıdır. Bir çekişmesiz yargı işi olmasına rağmen ticari nitelikli çekişmesiz yargı işi olması sebebiyle görevli mahkeme sulh hukuk değil, asliye ticaret mahkemesi olmalıdır.[2]
5) DAVANIN AÇILMASINDA HAK DÜŞÜRÜCÜ SÜRE
Ticari defterlerin ziyaı davasının açılması 15 günlük bir hak düşürücü süreye tabi tutulmuştur. Birçok dava bu süre geçirildikten sonraki bir tarihte açıldığından reddedilmektedir. Bu nedenle süreye oldukça dikkat edilmesi gereken bir dava türüdür. Söz konusu sürenin başlangıcı Kanun’da(TTK m.82); tacirin ticari defterlerin zayi olduğu ve zayi olan defterlerin kapsamıyla ilgili bilgi sahibi olunduğu tarihten itibaren hesaplanmaktadır. Mahkeme tacirin ticari defterlerin ziyaını öğrendiği durumu her somut olaya göre ayrı ayrı incelemektedir. Gerekirse konuyla ilgili bilgisi olabilecek polis merkezi, belediyeler, itfaiye birimleri gibi zayi durumunun sebebi olan olaylara müdahale etmiş olan resmi kurumlardan bilgi ve belge talep edilerek olay tarihi araştırılmakta ve buna göre hüküm tesis edilmektedir. Aşağıda Yargıtay kararlarında süre hesabında yapılan incelemelerden örnekler verilmiştir;
“6102 sayılı TTK’nın 82. maddesinin 7’inci fıkrasında “Bir tacirin saklamakla yükümlü olduğu defterler ve belgeler; yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir afet veya hırsızlık sebebiyle ve kanuni saklama süresi içinde ziyaa uğrarsa tacirin ziyaı öğrendiği tarihten itibaren onbeş gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yer yetkili mahkemesinden kendisine bir belge verilmesini isteyebileceği” düzenlenmiştir. Yasa metninden de anlaşılacağı üzere onbeş günlük süre hak düşürücü süre olup, süre ziyaın öğrenildiği tarihten itibaren başlar. Yasada belirtilen öğrenmenin, ilgililerin hangi ticari evrak ve defterlerin ziyaa uğradığının, bir başka söyleyişle ziyaın kapsamının bilinir hale gelmesi ile söz konusu olabileceği, somut olayın özelliklerine göre bu bilgilere sağlıklı bir biçimde ulaşmanın en erken mümkün olduğu tarihte öğrenmenin (ıttıla) varlığından söz edilebileceği kuşkusuzdur.
Davacı yanın, ticari defter ve kayıtların ziyaa uğradığını ancak taşınmazdan sular çekildiğinde öğrendiklerini ileri sürmüş olduğu da gözetilerek mahkemece, talep edenin iddiasına konu delil tespiti dosyası da getirtilip; somut olayın tüm özellikleri nazara alınmak suretiyle talep edenin ziyaı yukarıda açıklanan biçimde öğrendiği tarihin tespiti ile hak düşürücü sürenin geçip geçmediğinin belirlenmesi gerekirken, olay tarihinden itibaren sürenin hesaplanması sureti ile davanın reddine karar verilmesi doğru olmamış, bu husus bozmayı gerektirmiştir.”[3]
Bir başka kararda;
“Davacı, hissedarı ve müdürü olduğu şirketin …İlçesi … adresinde bulunan işletmesinde 23.10.2013 tarihinde hırsızlık meydana geldiğini, bu hırsızlık neticesinde şirkete ait defter ve faturaların çalındığını, ileri sürerek çalınan defter ve faturalar için zayi belgesi verilmesini talep etmiştir.
Mahkemece tüm dosya kapsamına göre, bir tacirin saklamak zorunda olduğu defter ve kağıtların yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir afet nedeniyle zayi olduğunda, tacirin ziyaı öğrendiği günden itibaren 15 gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yerin yetkili mahkemesinden kendisine bir vesika verilmesini isteyebileceği, öngörülen 15 günlük hak düşürücü sürenin ziyaın öğrenildiği tarihten itibaren işlemeye başladığı, öngörülen hak düşürücü süre geçtikten sonra davanın açıldığı, gerekçesiyle davanın reddine karar verilmiştir.”[4]
6) TİCARİ DEFTERLERİN ZAYİ OLMASINDA TACİRİN KUSURU
Türk Ticaret Kanunu’nda tacir olmanın yükümlülüklerinden biri de basiretli bir iş adamı gibi davranma yükümlülüğüdür. Bu yükümlülük bir tacirin kendi işlerinde göstermesi gereken titizlik ve özeni ifade etmekte olup, her tacirin ticari hayatında gerekli dikkati göstermesi gerektiğini belirtir. Ticari defterlerin tutulmasında ve saklanmasında da tacirin aynı özeni göstermesi beklenmektedir. Tacirin ticari defterlerin zayi olmasında herhangi bir kusuru, ihmali ya da kastî davranışı söz konusu ise zayi belgesi talebi mahkemece reddedilir. Zayi durumunun tacirin elinde olmayan nedenlerden ve bir kusuru olmaksızın meydana gelmiş olması gerekmektedir. aksi takdirde tacirin ticari defterin ziyaından kaynaklanan olumsuzluklara kendisinin katlanması gerekecektir.
Yargıtay kararına konu olan olayda tacirin kusurunun bulunması hakkında şöyle karar verilmiştir;
“..davacı, banka şubesinin bodrum (arşiv) kısmındaki pompanın ve şamandıranın arıza yapması sonucu bodrumu su bastığı, tahliyesinden sonra 25.12.2014 günlü tutanakla tesbit edilen fiş, ….. zayi olduğunun tespit edildiğini iddia ederek eldeki davayı açmış, mahkemece tutanak yeterli görülmeyerek, davacının belgeleri çelik dolaplarda veya benzer yerlerde muhafaza etmesi gerekirken özen ve duyarlılık göstermeyerek ziyaa neden olduğu, kimsenin kendi kusuruna dayanamayacağı gerekçesiyle davanın reddine karar verilmiştir.
Dava konusu fişler, Bireysel Emeklilik Sözleşmeleri ve Bireysel Bankacılık Hizmet Sözleşmeleri TTK 82/7 maddesinde ifade edilen tacirin saklamakla yükümlü olduğu belgeler niteliğinde olup, zayi olduğu iddia edilen bu belgelerin davacı banka şubesinin arşivinin bulunduğu bodrum katında muhafaza edilmesinin tabii bulunması karşısında davacı bankanın, belgelerin saklanmasında gerekli özen ve duyarlılığı göstermediğinden söz edilmesi mümkün değildir.
Dava konusu belgelerin ziyaı hususunda, davacı bankanın müdürü ve operasyon yetkilisi tarafından tutanak düzenlenmiş olup mahkemece gerekçesiz olarak bu belgeye itibar edilmemesi hukuki temelden yoksundur. Bu halde, anılan belgeye itibar edilerek, davacı bankanın bodrumunu su basması nedeniyle ….. Belediyesinden vidanjör istenip istenmediği, belediyece bu konuda işlem yapılıp yapılmadığı hususunun sorulması, davacı delillerinin TTK 82/7. maddesi gereğince eksiksiz toplanarak değerlendirilmesi ve sonucuna göre karar verilmesi gerekirken eksik araştırmaya ve yanılgılı değerlendirmeye dayalı yazılı şekilde karar verilmesi doğru görülmemiş, kararın bozulması gerekmiştir.”[5]
Bir diğer kararda Yargıtay; ticari defterlerin araç koltuğundan çalınmasında bunların araç camından görülebilecek şekilde araç arka koltuğunda bulundurulmasının tacirin basiretli bir iş adamı gibi davranma yükümlülüğü kapsamında ticari defterleriyle ilgili alması gereken önlemler ve göstermesi gereken özeni gösterme konusunda kusurlu davrandığına hükmetmiştir. [6]
7) ZAYİ BELGESİ NE İŞE YARAR?
Tacirin tutmakla yükümlü olduğu ticari defter ve belgeleri yasal saklama süreleri içerisinde kaybetmesi durumunda, mahkemeden zayi belgesi alması, son derece önemlidir. Çünkü, gerektiğinde ticari defter ve belgeleri ibraz edemeyen tacirin elinde böyle bir belgenin bulunması onu hukuki ve cezai yaptırımlardan koruyacaktır. Aksi takdirde, tacirin ve diğer ilgililerin hukuki sorumluluğu doğacak, ayrıca vergi mevzuatından kaynaklanan vergi tarhiyatları ile de karşılaşılması olası hale gelecektir. Bu nedenle hak düşürücü süre geçmeden evvel bu belgenin edinilmesi tacir için oldukça önemlidir.
SONUÇ
Ticari defterlerin tacirin elinde olmayan mücbir sebepler dolayısıyla kaybolması, yok olması veya okunamaz şekilde tahrip olması hallerinde, bu durumun öğrenilmesinden itibaren 15 gün içinde yetkili mahkemeden zayi belgesi talep edilmelidir. Aksi takdirde ticari defterlerin saklanması ile ilgili yükümlülükler ihlal edilmiş olacağından tacirin hukuki, cezai ve vergisel yaptırımlarla karşılaşması tehlikesi gündeme gelecektir.
Konuyla ilgili daha fazla bilgi ve hukuksal danışmalık hizmetleri için ekibimizle iletişime geçebilirsiniz.
Saygılarımızla.
REFERANSLAR
ALTAŞ, Soner, “Kaybolan Ticar‹ Defter Ve Belgeler İçin Zayi Belges‹İtalep Edilmesinin Türk Ticaret Kanunu Açısından Değerlendirilmesi”, Mali Çözüm, sayı:92, yıl:2009.
BERBEROĞLU YENİPINAR, Filiz, (2019), Ticari Defterler, Seçkin Yayıncılık, Ankara.
Yargıtay 11. Hukuk Dairesi, 2016/9303 E., 2018/1919 K.
Yargıtay 20. Hukuk Dairesi, 2015/17138 E., 2016/2576 K.
Yargıtay 11. Hukuk Dairesi, 2015/5948 E., 2015/13050 K.
Yargıtay 11. Hukuk Dairesi, 2016/6298 E., 2018/318 K.; ayrıca bkz. Yargıtay 11. Hukuk Dairesi, 2015/13372 E., 2017/1346 K.
Yargıtay 11. Hukuk Dairesi, 2016/12441 E.,2018/1315 K.
Yargıtay 11. Hukuk Dairesi, 2010/3476 E., 2011/15231 K.
[1] Yargıtay 11. Hukuk Dairesi, 2016/9303 E., 2018/1919 K.
[2] Yargıtay 20. Hukuk Dairesi, 2015/17138 E., 2016/2576 K.
[3] Yargıtay 11. Hukuk Dairesi, 2015/5948 E., 2015/13050 K.
[4] Yargıtay 11. Hukuk Dairesi, 2016/6298 E., 2018/318 K.; ayrıca bkz. Yargıtay 11. Hukuk Dairesi, 2015/13372 E., 2017/1346 K.
[5] Yargıtay 11. Hukuk Dairesi, 2016/12441 E.,2018/1315 K.
[6] Yargıtay 11. Hukuk Dairesi, 2010/3476 E., 2011/15231 K.