Bir ticari işletmenin alacak ve borçlarının, bunlara ilişkin belgelerin ve işletmenin muhasebesi ve malî durumuyla ilgili kayıtların işlendiği defterler ticari defter olarak nitelendirilir. Ticari defteler hem tacirlerin işletmesiyle ilgili işlerin takibini kolaylaştırmakta, hem de ticari hayatta işlem güvenliğini temin etmektedir. Bu amaçlarla tutulması Kanun’da zorunlu kılınan yevmiye defteri, defter-i kebir, envanter defteri ticari defterlere örnektir. Ayrıca, şirketlerce tutulması gereken pay defteri, yönetim kurulu karar defteri, genel kurul toplantı ve müzakere defteri de ticari defterlerdendir.
Ticari defterler aynı zamanda, tacirler arasındaki dava ve uyuşmazlıklarda alacak-borç ilişkilerinin ispatına yarayan kesin delillerdir. Ticari defterlere kaydedilen ve kaydedilmeyen bilgi, belge ve kayıtlar mahkemece ayrı bir muameleye tabi tutulurlar.
Bu bültende ticari defterle tutma yükümlülüğü ve sonuçları, ticari defterlerin delil değeri, ticari defterlerin hangi şartlarda tacirin lehine ve aleyhine delil teşkil edeceği konularında genel nitelikte açıklamalara yer verilmiştir.
Tacirlerin Ticari Defter Tutma Ve Saklama Yükümlülüğü
Ticari defterin tutulması tacirin işlerinin kolaylıkla takip edilmesini ve belgelemesini sağlamaktadır. Bu sayede tacirlerin arasındaki iş ilişkileri, ekonomik ve ticari ilişkilerin kaydedilmesi, ticari işlem güvenliği ve denetime elverişlilik mümkün hale gelmektedir.
Her tacir, ticari defterleri tutmak ve bu defterlere, ticari işlemleriyle borç ve alacak durumunu, ticari işletmesinin ekonomik ve malî durumunu açıkça kaydetmek zorundadır. Her hesap döneminin sonunda çıkarılan sonuçların da ticari defterlere işlenmesi gerekmektedir(TTK M.64).
Tacirler, tacir sayılanlar ile sermaye şirketleri ticari defterleri tutmakla yükümlüdür. Şayet tacirin birden fazla işletmesi varsa, her biri için ayrı ayrı defter tutmakla yükümlüdür. Adi şirket ortaklarının tek bir ticari işletmeyi birlikte işletmesi durumunda ortakların hepsi tacir olduğundan her biri defter tutmakla yükümlüdür. Ancak ticari defterlerin tüm ortaklar adına ve birlikte tutulması da mümkündür. Sermaye şirketleri ise ticari işletme işletsin işletmesin defter tutmakla yükümlüdürler.[1] Ticari defterler, şirketlerde yönetim kurulu veya yönetici sıfatına sahip ortaklar tarafından tutulur. Fakat çoğunlukla mali müşavirler veya serbest muhasebecilerin uzmanlık alanı olması sebebiyle bu kişiler ticari defterleri tutmakla görevlendirilmektedir.
Defter tutma yükümlülüğü altında olan tacirler, işletmesiyle ilgili olarak gönderilmiş bulunan her türlü belgenin, fotokopi, karbonlu kopya, mikro fiş, bilgisayar kaydı veya benzer şekildeki bir kopyasını, yazılı, görsel veya elektronik ortamda saklamakla yükümlüdürler. Saklama yerinden ticari işletmenin bulunduğu yerin anlaşılması gerektiği ifade edilmektedir.
Tacirler, defterleri son kaydın yapıldığı takvim yılının bitiminden itibaren, on yıl süreyle saklamak zorundadır(TTK m.68). Ayrıca, “her tacir, ticari defterlerini bilançolarını, düzenlenen ve alınan ticari mektup ve belgeleri ile gönderilen ticari belgelerinin suretlerini son kaydın yapıldığı takvim yılının bitiminden itibaren on yıl süreyle saklamakla yükümlüdür. Söz konusu belgeleri saklama yükümlülüğü defter tutma yükümlülüğünden ayrı bir yükümlülüktür ve tacir sıfatı -ticaret şirketleri açısından şirket tüzel kişiliği devam etsin etmesin devam eder.”[2]
Vergi Usul Kanunu’nda ise bu süre 5 yıl olarak belirlenmiştir.
TİCARİ DEFTER TUTMA YÜKÜMLÜLÜĞÜNÜN İHLALİ HALİNDE UYGULANACAK CEZAİ YAPTIRIMLAR
TTK madde 562’de ticaret defteri yükümlülüğü ihlal edenler hakkında uygulanacak cezai yaptırımlar düzenlenmiştir. Buna göre,
- Ticari defterlerin mevcut olmaması, hiçbir kayıt içermemesi veya uygun şekilde saklanmamasından sorumlu olanlar hakkında 300 günden az olmamak üzere adli para cezası uygulanır.
- Belgeleri sahte olarak düzenleyenler ile ticari defterlere kasıtlı olarak gerçeğe aykırı kayıt yapanlar bir yıldan üç yıla kadar hapis cezasıyla cezalandırılır.
- tutulmakla veya muhafaza edilmekle yükümlü olunan defter, kayıt ve belgeler ile bunlara ilişkin bilgileri, denetime tabi tutulan gerçek veya tüzel kişiye ait olup olmadığına bakılmaksızın, denetime yetkili olanlarca istenmesine rağmen vermeyenler veya eksik verenler ya da bu denetim elemanlarının görevlerini yapmalarını engelleyenler, fiilleri daha ağır cezayı gerektiren başka bir suç oluşturmadığı takdirde üçyüz günden az olmamak üzere adli para cezasıyla cezalandırılır.
Ayrıca aşağıda belirtilen eylemlerde bulunan kişiler hakkında dörtbin Türk Lirası idari para cezası uygulanması öngörülmüştür;
- Tutulan defterlere yapılması gereken açılış ve kapanış onaylarını yaptırmayanlar
- Ticaret defterlerini tutmayanlar ve incelemeye uygun hale getirmeyenler.
- Ticari işletme ile ilgili gönderilmiş bulunan her türlü belgenin kopyasını saklamayanlar.
- Ticaret defterlerini Türkçe tutmayanlar, defterlerde anlamı açıkça belirtilmeyen kısaltmalar, rakamlar, harfler ve semboller kullananlar.
- Usule aykırı envanter çıkaranlar.
- Finansal tablolarını belirlenen standartlarda tutmayanlar.
Ticari Defterlerin Delil Niteliği
Ticari defterlerin işletmeyle ilgili faaliyetleri, alacak ve borçları belgeleme özelliği bulunmaktadır. Ticari defteler durum ve koşullara göre, defter sahibinin lehine delil olabileceği gibi aleyhine de delil olabilir. Hukuk Muhakemeleri Kanunu’nda(madde 222) ticari defterlerin dava sürecinde davanın taraflarının istemesi üzerine veya isteme gerek olmaksızın mahkemece kendiliğinden inceleneceği belirtilmektedir. Bu sayede uyuşmazlık konusunun bu defterlerde yer alan bilgi, kayıt ve belgelere göre incelenmesi ve ispat edilmesi gerekmektedir. Fakat bu defterlerin mahkemeye sunulması, o defterdeki kayıtların mutlaka doğru olduğu anlamına gelmeyeceği gibi, defterlerin birbirinden farklı ve çelişkili kayıtlar içermesi halinde sorunun nasıl çözüleceği konusu Kanun’da ayrıntısıyla düzenlenmiştir.
Mahkemeye taşınan bir uyuşmazlığın çözülmesi aşamasında hakim uyuşmazlık taraflarının ticari defterlerinin incelenmesini talep edebilir. Bu durumda, mahkemece ihtarlı kesin süre verilerek tarafların ticari defterlerini mahkemeye sunması istenecektir. Süresinde defterlerin ibraz edilmesi halinde, taraflar mahkemece belirlenen tarihte defterlerini bilirkişi incelemesine hazır bulundurmakla yükümlüdür. Aynı şekilde davanın tarafları da iddia ve savunmalarının ispatı için kendilerinin ve karşı tarafın tutmakta olduğu ticari defterlerin incelenmesini mahkemeden talep edebilirler.
Ticari dava ve uyuşmazlıklarda usulüne uygun olarak tutulmuş bir ticari defterdeki kayıt ve belgelerin aksi, ancak sent gibi kesin delille kanıtlanabilir. Kanunda açıkça belirtilen bu husus, ticari defterlere özel bir ispat işlevi kazandırmaktadır.
Aşağıda ticari defterlerin sahibi lehine veya aleyhine delil olabilmesinin şartları ayrı ayrı açıklanmıştır.
Ticari Defterlerin Sahibi Lehine Delil Olması
Ticari defterlerin sahibi lehine delil olması için Kanun’da yer alan şartların gerçekleşmiş olması gerekmektedir. Buna göre, ticari defterlerin sahibi lehine delil olarak kullanılabilmesi için;
- Ticari defterlerin açılış ve kapanış onaylarının yapılmış olması gerekir.
- Ticari defter usulüne uygun ve doğru şekilde tutulmalıdır.
- Ticari defter kayıtlarının kendi içinde ve karşı tarafın usulüne uygun ve doğru şekilde tutulmuş ticari defterinde yer alan kayıtlarla birbirini doğrulaması, kayıtların birbirine aykırı olmaması veya karşı tarafın defterinde konuyla ilgili hiçbir kaydın bulunmaması gerekir.
- Defter kayıtlarının aksinin senet veya diğer kesin delillerle de ispatlanamamış olması gerekmektedir.
- Ayrıca, defter ve kayıtlar usulüne uygun tutulmuş, açılış ve kapanış tasdikleri yapılmış olsa dahi, alacağı gösteren kayıtların dayanak belgelerinin de sunulması gerekmektedir.[3]
Şayet karşı tarafın ticari defterleri, Kanun’da aranan şekilde tasdikleri yaptırılmış, usulüne uygun ve doğru şekilde tutulmuş değilse, defteri usulüne uygun tutan tarafın kendi defteri, yine kendisi lehine delil olacaktır. Yargıtay kararında konuyla ilgili aşağıdaki değerlendirmelere yer verilmiştir;
“…davacının ticari defterlerinin açılış ve kapanış tasdiklerinin zamanında yapılarak usulüne uygun tutulduğu, davacının lehine delil teşkil edecek durumda olduğu, alacağa konu faturaların davacının resmi defterlerinde mevcut ve veresiye satış olarak kayıtlı olduğu, davalı tarafça icra dosyasında yapılan itirazda faturalara konu borcun ödendiği belirtilmiş ise de, eldeki davada cevap dilekçesi sunulmadığı, buna yönelik savunmada bulunulmadığı, bununla birlikte, yargılama aşamasında faturaların hayali olarak düzenlendiğinin ve faturalara konu kontörlerin teslim edildiğinin ispatlanması gerektiğinin ileri sürüldüğü, TMK’nın 6. maddesi gereğince kanunda aksine bir hüküm bulunmadıkça, taraflardan her birinin, hakkını dayandırdığı olguların varlığını ispatla yükümlü olduğu, dava konusu faturaları, usulüne uygun olarak tutulmuş davacı tarafa ait ticari defterin doğruladığı gerekçesiyle davanın kabulüne karar verilmesinde usul ve yasaya aykırılık bulunmamaktadır.”[4]
Uyuşmazlığın taraflarından biri tacir olmamasına rağmen, karşı tarafın ticari defterlerindeki kayıtları kabul edeceğini bildirir, ancak karşı taraf ticari defterlerini ibraz etmekten kaçınırsa, ticari defterlerdeki kayıtları peşinen kabul eden taraf iddialarını ispat etmiş sayılır.
“…davacının davalıya gönderilen paranın avans olarak verildiğini iddia ettiği, bunun ispat külfetinin davacı tarafta olduğu, davacı defterlerine göre davalıdan alacaklı olduğu görünmekte ise de davacının defterlerinin usule uygun olarak tutulmadığı, davalı ile ticari ilişkide faturaların fazla olarak yazıldığı, ticari defterlerin sahibi lehine delil olması için usule uygun olarak tutulması gerektiği, davacının iddiasını ispata yarar başka bir delil de göstermediği, davacının yemin deliline de dayanmadığı, iddianın ispatlanamadığı gerekçesiyle davanın reddine karar verilmiştir.”[5]
Ticari Defterlerin Aleyhe Delil Olması
Açılış ve kapanış onayları bulunmayan ve içerdiği kayıtlar birbirini doğrulamayan ticari defter kayıtları sahibi lehine delil olamaz; ancak sahibi aleyhine delil teşkil eder. Usulsüz şekilde tutulan ticari defterlerdeki lehe olan kayıtlar dikkate alınmayıp yalnızca aleyhine olan kayıtlar dikkate alınarak bir sonuca varılır.
Karşı tarafın ticari defterlerine dayanılmış ve uyuşmazlık konusuyla ilgili kayıtlar bu defterde mevcutsa iki olasılık söz konusudur; ilki, karşı tarafın ticari defterlerinde yalnız kendi aleyhine kayıtlar varsa, ticari defterler kanuna uygun tutulmuş olsun veya olmasın bu kayıtlar sahibi aleyhine kesin delil sayılır. Bu durumda ticari defter sahibi de kayıtların aksini kesin delillerle ispat etmek zorunda kalacaktır. İkinci olasılık, karşı tarafın kanuna uygun tutulmuş ticari defterlerinde sahibinin hem lehine hem de aleyhine kayıtlar varsa bu kayıtlar birbirinden ayrılamaz. Yani karşı tarafın defterindeki sadece kendi lehine olan kayıtların dikkate alınmasını istenemez, lehe ve aleyhe olan tüm kayıtlar birlikte değerlendirilir. Ancak karşı tarafın ticari defterleri kanuna aykırı tutulmuşsa bu durumda sahibi lehine olan kayıtlar delil olarak kabul edilmez, aleyhine olan kayıtlar delil sayılır. Aşağıda konuyla ilgili Yargıtay kararlarından örneklere yer verilmiştir.
“Bilirkişi incelemesinde davacı ve davalı defterlerinin birbirini teyit etmediği, davacı kayıtlarına göre davacının tüp alacağı olduğu, davalı kayıtlarına göre de davalının tüp alacağı olduğu belirtilmiştir. Taraf delillerinin birbirini teyit etmemesi nedeniyle davacının defterleri lehine delil olarak kabul edilemez.”[6]
“…davalı şirketin ticari defterlerinin usulüne uygun olarak tutulmuş olduğu, bu nedenle sahibi lehine delil olarak kullanılabileceği, davacı taraf ticari defterlerinin ise usulüne uygun olarak tutulmadığından sahibi lehine delil olarak kullanılamayacağı..”[7]
SONUÇ
Ticari defterlerin tutulması tacirler bakımından bir zorunluluk olup, bu yükümlülüğün ihlali halinde tacir hakkında cezai yaptırımlar öngörülmüştür. Ticari defterlerin ticari davalarda mahkemece delil olarak kabul edilmesi ve değerlendirilmesi de özel ispat kurallarına bağlanmış durumdadır. Ticari defterlerin mahkemeye ibrazı, kesin süreler, delil olarak ticari defterlere dayanılması ve neticeleri konusunda bilgi sahibi olunması, davaların kazanılmasında büyük bir öneme sahip olan konulardır. Konuyla ilgili yazımızdan ulaşamadığınız her türlü hukuki soru ve sorunlarınız için Solmaz Hukuk ve Danışmanlık ekibiyle iletişime geçebilirsiniz.
Saygılarımızla.
REFERANSLAR
KURU, Baki, 2016, İstinaf Sistemine Göre Yazılmış Medeni Usul Hukuku, Legal Yayınevi, İstanbul.
AYHAN, Rıza/ÖZDAMAR, Mehmet/ÇAĞLAR, Hayrettin, 2014, Ticari İşletme Hukuku, Yetkin Yayınevi, Ankara.
AKSOY, Mehmet Ali, “Türk Ticaret Kanunu Bağlamında Defter Tutma Yükümlülüğü”, Hacettepe HFD, 6(2) 2016.
Yargıtay 11. HD., 2020/2465 E., 2020/5783 K.
Yargıtay 11. HD., 2020/2797 E., 2021/385 K.
Yargıtay 11. HD, 2020/2809 E., 2021/425 K.
Yargıtay 11. HD., 2020/2831 E., 2021/1014 K.
Yargıtay 11. HD., 2020/4757 E. , 2020/5310 K.
Hukuk Muhakemeleri Kanunu.
Türk Ticaret Kanunu.
[1] AKSOY, Mehmet Ali, “Türk Ticaret Kanunu Bağlamında Defter Tutma Yükümlülüğü”, Hacettepe HFD, 6(2) 2016, s.166.
[2] AKSOY, a.g.e., s.154.
[3] Yargıtay 11. HD., 2020/2465 E., 2020/5783 K.
[4] Yargıtay 11. HD., 2020/2797 E., 2021/385 K.
[5] Yargıtay 11. HD, 2020/2809 E., 2021/425 K.
[6] Yargıtay 11. HD., 2020/2831 E., 2021/1014 K.
[7] Yargıtay 11. HD., 2020/4757 E. , 2020/5310 K.